Nach den vergangenen Monaten, in denen wir uns fast ausschließlich mit verschiedenen interessanten Akten befassten, wollen wir Ihnen heute mehr von unserer Arbeit im Archiv des Landkreises Ludwigslust Parchim berichten.

Denn das Archiv ist eine Einrichtung, die für viele Menschen schwer greifbar ist. Vor allem, wenn sie noch nie mit einem zu tun hatten. Wussten Sie, zum Beispiel, dass Archive einiger Archivsparten (zum Beispiel Kommunalarchive wie dieses) oft eine eigene Bibliothek, eine Archivbibliothek, führen? Die hier vorhandenen Werke sollen unter anderem bei der Recherche zum Verständnis der Unterlagen der verschiedenen Bestände helfen.

Doch zurück zum Thema.

In vorigen Beiträgen erklärten wir bereits einige unserer Aufgaben. So beschrieben wir unter anderem die Ausbildung im Archiv und gaben einen Einblick in unsere Aufgaben.

Unsere tägliche Arbeit, sozusagen unsere Hauptaufgaben, haben wir allerdings noch nicht richtig beschrieben. Das holen wir heute nach. Außerdem nennen wir ein paar Aufgaben, die zwar nicht täglich, aber regelmäßig erledigt werden.

Zur Erinnerung: Das Archivteam besteht aus fünf Mitarbeitenden, wobei eine Kollegin in der Außenstelle Ludwigslust sitzt und die anderen Vier in Parchim. Die Unterlagen im Archiv sind außerdem in verschiedene Bestände unterteilt. So befinden sich zum Beispiel die Unterlagen aus dem Altkreis Ludwigslust in der Außenstelle in Ludwigslust. Weiter sind die Unterlagen aufgeteilt auf das „Zwischenarchiv“ und das „historische Archiv“. Diese erklären wir im nächsten Beitrag unter den Punkten „Kassation“ und „Übernahme“.

Viele der Aufgaben fallen für mehr als eine Person an, wie die Bearbeitung von Anfragen und die Bestandserhaltung. Beginnen wir mit den Anfragen:

Anfragen von Bürgern

Die Bearbeitung von Anfragen ist eine der wichtigsten Aufgaben im Archiv. So wichtig das Aufbewahren und Erhalten von Unterlagen an sich auch sind, hat dies weniger Sinn, wenn die Unterlagen nicht auch bereitgestellt werden. Wissen, welches niemandem zur Verfügung steht hat schließlich wenig Nutzen.

Die Bearbeitung umschließt verschiedene Schritte:

Wir prüfen, ob die Anfrage in unserem Sprengel (Zuständigkeitsbereich) liegt und ob die Unterlagen in Parchim oder Ludwigslust aufbewahrt werden. Durch verschiedene Kreisgebietsreformen änderte sich die Zugehörigkeit einiger Gemeinden, sodass eine Gemeinde heute zum Beispiel zum Kreis Nordwestmecklenburg gehört, die Unterlagen jedoch in unserem Archiv lagern, da die Gemeinde früher zu diesem Kreis gehörte.

Wir teilen die Anfragen also zwischen den beiden Standorten auf und prüfen ob die anfragenden Personen die gewünschten Unterlagen einsehen dürfen. Dabei muss vor allem der Datenschutz beachtet werden, Beispielsweise bei Heimakten.

Darauf folgt die Recherche. Wir suchen in unserem Archivsystem und weiteren Findhilfsmitteln nach den richtigen Unterlagen. Das ist allerdings nicht immer so einfach, wie es vielleicht klingt.

Ein Beispiel: Eine Bauakte wird zum Originalbau eines Gebäudes gesucht, das 1978 erbaut wurde und heute als Wohnhaus genutzt wird. Für die Recherche benötigen wir natürlich die Adresse, Flur und Flurstück. Da Akten in der Regel kurz nach Abschluss der Akte archiviert wurden, also vor vielen Jahren beziehungsweise Jahrzenten, wurden die Akten auch mit den damaligen Daten verzeichnet. Wurde das Haus als Schulgebäude vom Rat der Gemeinde gebaut, wurde dies auch so in den Findhilfsmitteln aufgenommen und nicht als Wohnhaus.

Heute brauchen wir ebendiese Informationen, die damals zur Verfügung standen, um die Akten zu finden. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier zu Bauakten, hier zu Typenbauten der DDR und hier zur Ahnenforschung, spezifisch zu der ehemaligen Kreismeldekartei. Hier finden Sie außerdem unseren letzten Beitrag, eine Hilfestellung zu Anfragen.

Die Recherche fällt entweder positiv oder negativ aus. Wenn sie negativ ausfällt, erstellen wir eine Rechnung und senden diese mit dem Negativbescheid zu den Anfragenden. Werden wir fündig, heben wir die Akte oder Akten aus den Magazinräumen aus. Magazine sind die Aufbewahrungsräume für die Bestände, dort lagern die Unterlagen.

Befindet sich die Akte dann am Arbeitsplatz, wird überprüft, ob es sich auch wirklich um die richtige Akte handelt und es wird noch einmal überprüft, ob die Akte schutzwürdige Daten beinhaltet welche zum Beispiel geschwärzt werden müssen. Dann wird sie entsprechend der Anfrage für die Archivnutzer aufgearbeitet. In diesem Schritt gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Die Unterlagen werden direkt gescannt bzw. kopiert und per E-Mail oder Post inklusive Rechnung an die Anfragenden versandt
2. Die Unterlagen werden intern an einen anderen Fachdienst gegeben, bei welchem die weiteren Schritte wie die Einsichtnahme erfolgen
3. Die Unterlagen werden für die Amtshilfe aufbereitet und in Ausnahmefällen auch dorthin ausgeliehen
4. Es erfolgt erst eine persönliche Einsichtnahme der anfragenden Person und daraufhin wird, wenn benötigt, kopiert oder gescannt

Daraufhin werden die Akten wieder reponiert, also zurück an den Standort in den Magazinräumen gestellt.

Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, variiert die benötigte Zeit je Anfrage stark. Sind alle nötigen Daten in der Anfrage erhalten und ist eine Akte über die Findhilfsmittel leicht zu finden, kann eine Anfrage auch am selben Tag abgeschlossen werden. Werden jedoch weitere Daten von den Archiv-Nutzenden benötigt oder sind Ihnen keine weiteren Daten bekannt, benötigt die Bearbeitung mehr Zeit.

Die Bestandserhaltung

Auch die Bestandserhaltung umfasst verschiedene Aufgaben. Hierzu gehört unter anderem, Bestände aufzuarbeiten.

Für dieses Beispiel heißt das, Bestände Akte für Akte zu überprüfen, Metallteile zu entfernen (entmetallisieren) ebenso wie andere Schadstoffe (zum Beispiel Gummibänder), die nicht direkt zur Akte gehören. Das Papier soll dabei natürlich nicht beschädigt werden. Wenn nötig wird auch die Verzeichnung in unserem Archivsystem überarbeitet. Bei einer Bauakte kann das zum Beispiel heißen, Flur und Flurstücke auf die heutigen zu aktualisieren.

Dies ist ein langwieriger Prozess, da alle Akten einzeln, Seite für Seite, überprüft werden müssen. So überarbeiten wir Beispielsweise den Ludwigsluster Bestand, der aus mehreren tausend Akten besteht.

Ein Teil der Akten wird aber auch durch die Bearbeitung von Anfragen bearbeitet, da zu der Aufbereitung für Einsicht oder Scan/Kopie die Akten gesichtet werden müssen.

Damit kennen Sie nun zwei der Hauptaufgaben unseres Archivs, die von fast allen Mitarbeitern täglich erledigt werden. Da sich dieser Beitrag etwas in die Länge zieht, soll dies erst einmal genügen. Nächsten Monat berichten wir dann von den Aufgaben, die zwar auch sehr regelmäßig anfallen, aber von weniger Mitarbeitern erledigt werden.

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