Nachdem wir uns in den vergangenen Monaten fast ausschließlich mit verschiedenen interessanten Akten befassten, berichten wir Ihnen, wie vorigen Monat, wieder von unseren Aufgaben im Kreisarchiv des Landkreises LUP.

Vergangenen Monat befassten wir uns mit den Aufgaben, die von fast allen Archivmitarbeitern täglich erledigt werden. Einige andere Aufgaben werden hingegen hauptsächlich von einer Person und nur in Vertretung von anderen erledigt.

Dieser Archivblog wird zum Beispiel von einer Person geführt. Das bedeutet vor allem, die Beiträge zu erstellen und zu bearbeiten, Fotos zu machen und zu bearbeiten und diese auf die Internetseite des Kreises einzuarbeiten. Allerdings müssen auch Themen gefunden werden, die sowohl interessant als auch informativ sind und relevant für unser Archiv.

Wir möchten Ihnen einerseits das Archiv näherbringen, andererseits zeigen, welchen Nutzen wir für Bürgerinnen und Bürger bringen können. Dabei muss natürlich beachtet werden, dass nur Informationen und Bilder auf den Blog gelangen, die auch öffentlich eingesehen werden dürfen. Ein passendes Beispiel ist unser Beitrag zur Farbkonzeption der Putlitzer Straße: So interessant es gewesen wäre, die alten Fassaden einiger Häuser der Putlitzer Straße zu zeigen und mit den heutigen Fassaden zu vergleichen, war (und ist) dies datenschutzrechtlich nicht möglich.

Bei der Themenfindung hilft zum Beispiel auch die Bearbeitung der Bestände bzw. die Recherche nach anderen Unterlagen. Hierbei fanden sich die Akten zur Stadtplanung Parchims aus den 1980er Jahren. Mögliche Themen lassen sich außerdem gut im Team besprechen, da alle eigene Ideen haben und bei der Arbeit Unterlagen finden können, die sich gut für einen Beitrag eignen.

Die Kassation

Eine Kollegin ist für die Kassation des Zwischenarchivs zuständig. Zwischenarchiv bedeutet, dass dort die Unterlagen lagern, die von den Fachdiensten abgeschlossen wurden, die jedoch zum Beispiel durch Gesetze eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden müssen. Zum Schluss dieser Aufbewahrungsfrist werden die Akten generell kassiert, also vernichtet. Die Vernichtung an sich wird zwar nicht täglich durchgeführt, doch der Prozess insgesamt läuft über den Großteil des Jahres.

In manchen Archiven werden die Akten an dieser Stelle auf ihren historischen Wert geprüft und, sollte ein historischer Wert gefunden werden, in das historische Archiv übernommen. Die Akten in den historischen Beständen bleiben dauerhaft, werden also nicht vernichtet. Diese Prüfung findet bei uns bei der Übernahme statt, sodass die Akten bei der Übernahme bereits zugeordnet werden.

Die hierfür zuständige Kollegin erstellt mit dem Archivsystem Listen für die einzelnen Fachdienste, auf denen all die Akten aufgeführt werden, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese Listen werden an die jeweiligen Fachdienste geschickt. Dort werden die Akten überprüft und entweder zur Kassation freigegeben oder die Aufbewahrung verlängert. Auch ist es möglich, dass eine weitere Absprache mit den Fachdiensten nötig ist, um die Verlängerung der Aufbewahrung zu klären. 

Soweit die Kassation freigegeben wird, wird sie vorbereitet. Das heißt, die zu vernichtenden Akten werden aus den Regalen ausgehoben und die Deckblätter und Inhalte mit der Übersichtsliste verglichen. Es ist sehr wichtig sicherzugehen, dass nur die richtigen Akten vernichtet werden. Auch wird überprüft, ob alle zu vernichtenden Akten vorhanden sind. Lücken können zum Beispiel entstehen, wenn eine Akte vom Fachdienst ausgeliehen wurde und sich noch dort befindet.

Für die Vernichtung werden Tonnen bestellt, damit die Akten fachgerecht vernichtet werden können. Diese Tonnen werden dann zur Firma zurückgesendet und dort vernichtet. Denn diese Unterlagen können nicht einfach in den Papiermüll gegeben werden. Vor allem durch den Datenschutz müssen die Akten so vernichtet werden, dass keine unbefugten Personen Akten einsehen oder gar mitnehmen können.

Akten könnten theoretisch auch anders vernichtet werden. Es muss hauptsächlich sichergestellt werden, dass man Ihnen keine Informationen entnehmen kann. Man könnte sie zum Beispiel auch verbrennen, dafür gab es unter anderem spezielle Öfen, doch diese sind heute seltener vorhanden.

Die Übernahme

Eine weitere Aufgabe dieser Kollegin ist die Übernahme von Unterlagen aus den Fachdiensten, ein Schritt, der einige Jahre vor der Kassation einer Akte geschieht. Hierbei wenden sich die Fachdienste an das Archiv um abgeschlossene Akten abzugeben. Diese Akten liegen weiterhin in der Zuständigkeit der Fachdienste, werden aber nicht mehr aktiv gebraucht, sodass das Archiv die Akten für die Fachdienste aufbewahrt und zur Verfügung stellt, bis sie vernichtet werden können.

Hier wird auch, wie zuvor beschrieben, entschieden, welche Akten dauerhaft im historischen Bestand aufbewahrt werden. Hier steht von vornherein fest, dass die Akten nicht vernichtet werden und nach der Aufbewahrungsfrist in das Archivgut übergehen. Um die Akten zu unterscheiden, gibt es hier eine räumliche Trennung und andere Bestandsbezeichnungen.

Im historischen Archiv, auch Endarchiv genannt, befinden sich also die Akten die einen bleibenden Wert haben. Dies können zum Beispiel Unterlagen sein, die auch viele Jahrzehnte oder Jahrhunderte später noch benötigt werden, wie Bauakten. Oder Akten die historisch relevant oder interessant sind, wie Unterlagen die Pläne im kulturellen Leben betreffen.

Es gibt von unserer Seite aus vorgaben, wie diese Übernahme aussehen soll um die weiteren Abläufe zu ermöglichen. Dazu gehört zum Beispiel, dass die Akten in von uns zur Verfügung gestellten Archivkartons abgegeben werden. Jeder Archivkarton entspricht einem Modul in unserem Archivsystem. In so einem Modul stehen unter anderem der Fachdienst, der Aktentitel und alle weiteren Daten, die wir zur Recherche der Akte benötigen, sollte eine Akte angefragt werden. Diese Module werden kontrolliert und eine Signatur vergeben, die bei uns aus der Bestandsbezeichnung und einer fortlaufenden Nummer besteht. Diese einmalige Signatur findet sich auch auf dem jeweiligen Archivkarton wieder.

Wird eine Akte anhand von bestimmten Daten, wie eines Namens, angefragt, können wir nach diesen Daten suchen. Finden wir passende Akten, können wir durch die Signaturen die richtigen Archivkartons ausheben. Fragen die Fachdienste direkt mit der Signatur an, können wir die Akte direkt ausheben und müssen nicht einmal recherchieren.

D3-Anlagenkontrolle

Ein weiterer Kollege hat dahingegen eine ganz andere Aufgabe: die Überprüfung aller Anlagen in unserem Datenmanagement-System im Fachdienst. Dies gehört zu den Aufgaben als Schriftgutverantwortlicher. Es soll sichergegangen werden, dass alle Anlagen vollständig sind und sich keine Fehler eingeschlichen haben, wozu auch alle angelegten Dokumente durchgesehen werden müssen, um die Richtigkeit sicherzustellen. Fehler tauchen hauptsächlich da auf, wo das System die Anlage automatisiert durchführen soll.

Hiermit haben Sie hoffentlich ein besseres Bild der vielseitigen Arbeit unseres Archivs und wir konnten Ihnen zeigen, dass das Bild des dunklen, staubigen Archivs veraltet ist. Es gibt natürlich noch viele weitere Aufgaben und Details zu den bereits beschriebenen Aufgaben, welche den Rahmen dieser Beiträge überschreiten würden.

Auch nächsten Monat überraschen wir Sie wieder mit einem neuen Beitrag, wie gehabt am ersten Montag des Monats.

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