Der Unterlagentyp, der in unserem Archiv am meisten angefragt wird, ist wohl die Bauakte. Ob Kauf oder Verkauf, Umbauten, Finanzierungen oder einfach Interesse, es gibt verschiedenste Gründe für diese Anfragen.

Die Recherche dieses Aktentyps ist manchmal ein wenig holprig. Dies kann für die Anfragenden schwer nachzuvollziehen sein. Es gab auch schon vor vielen Jahrzehnten Vorschriften dazu, wie der Bau eines Gebäudes zu beantragen war. Und wo es Anträge gibt, werden doch wohl Akten angelegt? Warum, also, ist die Bauakte zu meinem Haus nicht auffindbar?

Hierzu gibt es verschiedene Gründe, die wir anhand der häufigsten Fragen beantworten wollen. Zuerst beginnen wir jedoch mit den für Bauanfragen benötigten Daten.

Benötigte Daten für Anfragen von Bauunterlagen und unsere Recherche

Bei vielen Anfragen stoßen wir auf das gleiche Problem: Die Daten, die wir zur Recherche benötigen, sind bei den Anfragenden nicht vorhanden.

Aber woran liegt das? Archive gibt es schließlich schon seit Jahrhunderten, dieses Kreisarchiv in dieser Form seit Anfang der 1950er Jahre. Da muss es doch schon Gesetze gegeben haben, dass diese Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Und in einem solchen Zeitraum muss man doch lernen können, sich auf die eigenen Kunden einzustellen?

Das Problem ist, spezifisch bei Bauunterlagen, dass sich viele Daten rund um die Gebäude stetig ändern.

Für die Recherche benötigen wir:

• Bauherr (die Person(en) die das Gebäude bauten, nicht die Eigentümer)
• Baujahr (so genau wie möglich, aber auch ungefähr hilft)
• Adresse und Bezeichnungen (ehemalige Häuslerei, Büdnerei oder Hufe inkl. Nummer)
• Flur und Flurstück
• die Gebäudeart zum Zeitpunkt des Baus
• bei Typenbauten die Typenbezeichnung

Diese Daten können auch bezüglich späterer baulicher Änderungen helfen, soweit diese genehmigungspflichtig waren.

Wurde ein Gebäude zum Beispiel 1980 gebaut, ist es oft noch relativ einfach an diese Informationen zu kommen. Bei einem Gebäude von 1955 sieht dies schon wieder anders aus, ganz geschweige von Häusern, die vor 1950 oder gar vor 1900 gebaut wurden. Diese Gebäude haben häufig schon so oft den Eigentümer gewechselt, dass die Bauherren nicht mehr in Erfahrung zu bringen sind.

Warum fragen wir dann trotzdem nach den Bauherren?

Wie bereits erwähnt entstand das Kreisarchiv in der heutigen Form zum Anfang der 1950er Jahre. In den folgenden Jahren und Jahrzehnten wurden viele Gebäude gebaut und umgebaut. Gleichzeitig wurden Landkreise neu gebildet, Straßen umbenannt, Orte und Gemeinden zusammengefasst, getrennt und insgesamt neu angeordnet. Auch Flure und Flurstücke haben sich geändert. Gleichzeitig befinden sich in unserem Archiv auch ältere Unterlagen, von vor 1950, zu dessen Zeiten Veränderungen stattfanden. Auch in neuerer Zeit gab es immer wieder Veränderungen, wie die Kreisgebietsreform von 2011.

Es wurde also über viele Jahrzehnte immer mal wieder etwas verändert. Für sich genommen handelte es sich oft nur um einzelne, kleine Veränderungen (abgesehen von den größeren Kreisgebietsreformen). Hier eine Straße, da eine Eingemeindung. Doch, auf einen ganzen Landkreis gesehen, sind dies insgesamt viele Veränderungen. Und diese möglichen Veränderungen müssen bei der Aufnahme in unser Archivsystem mitbedacht werden.

Die Verzeichnung jeder Akte jedes Mal zu überarbeiten, wenn sich Adresse und Co. ändern, ist in einem so großen Archiv nicht zu leisten, vor allem bei den Findhilfsmitteln die in Papierform vorhanden sind.

Archivare benötigten (und benötigen) einen Weg, um die Unterlagen mit so wenig Aufwand wie möglich auffindbar zu behalten.

Hier kommt wieder der Bauherr ins Spiel, denn wo sich Flure, Flurstücke, Adressen, Hausnummern und sogar Grundstücksbezeichnungen (etwa „Neubauernstelle A“, „Baugrundstück 4“) änderten, blieb diese Person immer dieselbe.

Vor allem die Unterlagen vor 1990 wurden fast nur mit den Bauherren und dem Baujahr verzeichnet. Das heißt, wenn wir in unseren Findmitteln recherchieren, wurden zu den einzelnen Gebäuden nur diese Daten aufgeschrieben. Manchmal stehen Adressen oder Flur und Flurstück dabei, oft aber nicht.

Ab 1990 unterscheiden sich die erfassten Daten immer mal wieder, sodass manchmal neben den Bauherren auch Flur und Flurstück, oder die Adresse, oder beides erfasst wurden. Auch die Baugenehmigungsnummern wurden ab 1991 teilweise verzeichnet, welche sich allerdings auch ändern können.

Häufig wurde auch aufgenommen, welcher Gebäudetyp gebaut wurde, weswegen auch dies eine wichtige Information sein kann. Handelt es sich bei einem Wohnhaus um ein Einfamilienhaus, eine Doppelhaushälfte, oder vielleicht um einen ausgebauten Stall, der an das Haus angrenzte? Die Unterlagen zu dem ehemaligen Stall wären nicht auf dem gleichen Wege zu finden wie die anderen Gebäudetypen. Dabei würde es sich, wie bei Wohnblöcken, um eine Abgeschlossenheit handeln.

Auch die Information, ob es sich um eine ehemalige Schule, einen Konsum, oder andere Nichtwohngebäude handelt, ist hilfreich. Manchmal wurden Gebäude einfach mit dieser Bezeichnung und ohne Bauherren verzeichnet.

Je mehr Daten Sie uns als anfragende Person geben, umso mehr Anhaltspunkte haben wir für die Recherche.

Die Aufarbeitung und deren Schwierigkeiten

Natürlich sind wir dabei die Akten aufzuarbeiten um die Recherche zu erleichtern. Die Bauunterlagen müssen dazu alle ausgehoben (aus den Regalen genommen) und einzeln durchgesehen (erfasst) werden, um die aus heutiger Sicht benötigten Daten verzeichnen zu können.

Hier stehen wir trotzdem noch vor zwei Problemen:

Auf vielen der älteren Baugenehmigungen und Unterlagen stehen keine Adressen. Es handelt sich dann um „Häuslerei 5“, „an der Dorfstraße“, „Baugrundstück F“ oder „Neubauernstelle Schmidt“. Diese Daten wurden auf den Unterlagen nie aktualisiert, sodass die Zuordnung heute sehr schwer ist. Wenn Lagepläne auf den Bauplänen vorhanden sind, bieten diese eine Chance für die Zuordnung. Oft sind diese jedoch so nah am Grundstück gehalten, dass diesen keine Adresse zugeordnet werden kann. Auch Baupläne liegen den Akten nicht immer bei. Wenn doch, sind sie häufig handgezeichnet und teilweise ohne grünen Prüfungsstempel.

Sind die alten Adressen und manchmal sogar Flur und Flurstück vorhanden, sind diese nicht immer aktuell. Dies erfordert ebenfalls eine gesonderte Recherche, welche wiederum mehr Zeit beansprucht und die Aufarbeitung verlangsamt. Außerdem findet diese Aufarbeitung neben dem Bearbeiten von Anfragen statt, wobei Ihre Anfragen natürlich priorisiert werden.

Warum Akten manchmal nicht gefunden werden

Grundsätzlich stimmt es natürlich, dass es zu einem Gebäude Unterlagen geben sollte. Sollten wir keine finden, kann dies verschiedene Gründe haben.

1. Bei Schwarzbauten wurden keine Akten angelegt, dies gilt auch bei Um- und Anbauten.
2. Die vorhandenen Unterlagen lassen sich nicht finden, oder nicht mehr zuordnen, da zum Beispiel nur Bauherr und „Neubauernstelle 2“ auf der Baugenehmigung beziehungsweise dem Bauantrag angegeben wurden und der Bauherr den Anfragenden nicht bekannt ist. Alte Bauakten bestehen oft nur aus der Baugenehmigung und, wie oben beschrieben, vielleicht noch Zeichnungen und Schriftverkehr.
3. Die Unterlagen liegen in einem anderen Archiv – zum Beispiel dem Landeshauptarchiv in Schwerin oder den jeweiligen Stadtarchiven. Der ehemalige Zuständigkeitskreis eines Archivs (Sprengel) kann heute durchaus schwer nachzuvollziehen sein. 
4. Bei Typenbauten und, im Zuge dessen, Neubaugebieten, gab es oft eine Genehmigung für das gesamte Gebiet. Hier wurden nicht zu jedem Gebäude einzelne Bauakten angelegt.
5. Auch das Alter der Unterlagen kann eine Rolle spielen, beziehungsweise die zu den verschiedenen Zeiten bestehenden Gesetze, Anweisungen und so weiter. Hier gibt es zu viele Möglichkeiten, um alle zu nennen, die zuvor genannten Punkte sind aber bereits ein paar Beispiele.

Wohin kann ich mich jetzt wenden?

Generell können wir nicht sagen, ob an anderen Stellen Ihre Akte vorhanden ist oder nicht. Die Unterlagen können im Landeshauptarchiv oder den jeweiligen Stadtarchiven vorliegen, deren Kontaktdaten wir generell mitsenden. Die Bestände anderer Archive kennen wir jedoch nicht, sodass wir nicht garantieren können, ob dort die gesuchten Unterlagen vorhanden sein könnten. Teilweise werden die Bestände auf den Internetseiten der jeweiligen Archive benannt.

Aber Sie haben doch nichts gefunden, warum die Rechnung?

Bei jeder Anfrage an unser E-Mail-Archivpostfach wird automatisch eine Eingangsbestätigung versandt, in der die Gebührenordnung verlinkt ist. Wie dort beschrieben, fallen Gebühren bereits für die Recherche und weitere Bearbeitung von Anfragen an, da wir im Zuge der Anfrage tätig geworden sind, ganz gleich, ob wir eine Akte fanden oder nicht.

Schlussendlich sind bei Anfragen zu Bauakten mehr Daten zu den Gebäuden auch hilfreicher. Wir können in diesem Rahmen nicht alle eventuell hilfreichen Daten benennen, da es zu viele Möglichkeiten gibt, die sich von Anfrage zu Anfrage unterscheiden. Doch je mehr Informationen wir haben, desto mehr können wir bei der Recherche ein- oder ausschließen.

Wenden Sie sich gerne telefonisch oder per E-Mail an uns. Die Kontaktdaten finden Sie am Computer rechts in der Randspalte und an Mobiltelefonen unter dem Beitrag.

Nächsten Monat erweitern wir dieses Thema und konzentrieren uns spezifisch auf die DDR-Typenbauten, da sich hier der Recherchevorgang und die benötigten Daten unterscheiden.

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