Wie gestaltet man eigentlich eine ordentliche Anfrage ans Archiv?

Häufig erreichen uns Anfragen, die nicht die benötigten Daten zum Recherchieren liefern. Dies ist aber eigentlich keine große Überraschung, denn viele Anfragende hatten bisher keinen Kontakt mit Archiven und jedes Archiv arbeitet etwas anders. Dementsprechend sind von Archiv zu Archiv die in der Archivsoftware erfassten (also recherchierbaren) und somit benötigten Daten ebenso unterschiedlich.

Um diese Vorgänge zu vereinfachen, bieten wir Ihnen in diesem Beitrag eine Orientierungshilfe. Diese ist nicht vollumfänglich, da je nach Anfrage immer unterschiedliche Daten benötigt werden können und es die verschiedensten Interessengebiete gibt. In diesen Fällen berät das Archiv-Team gerne und klärt alle Fragen direkt mit dem Anfragenden, ob über E-Mail oder Telefon.

Doch zu bestimmten Unterlagentypen gibt es die meisten Anfragen – wie zum Beispiel Bauakten. Hier sind die benötigten Angaben immer ähnlich, sodass wir eine Hilfestellung bieten können.

Hier im Archiv des Landkreises Ludwigslust-Parchim wurden die Bauunterlagen überwiegend nach den Bauherren abgelegt, auch schon bei ganz alten Unterlagen. Nur warum? Wer erinnert sich schon, wer das eigene Heim vor 100 Jahren gebaut hat, oder von wem es einmal gekauft wurde?

Nun – Straßennamen, Flure/Flurstücke, Ortsnamen, selbst Gemeinden und Kreise ändern sich mit der Zeit. Aber der erste Bauherr ist und bleibt derselbe. So unpraktisch dies heute erscheint, die Suche – zum Beispiel nach Straßennamen – ist tatsächlich oft schwierig. Vor allem bei einem so großen Landkreis wie diesem, bei dem es über die Jahre viele Änderungen gab.

Seit einigen Jahren wird auch die „B-Nummer“ also die Baugenehmigungsnummer erfasst, doch dies hilft eher bei internen Anfragen aus dem Bauamt, denn genauso wie der Bauherr, ist diese Nummer Hausbesitzern oft nicht bekannt.

Dies führt auch schon zu der nächsten Schwierigkeit: Die erfassten Daten haben sich mit der Zeit auch immer wieder verändert. Alte Gebäude, gerade die vor 1948 gebauten, wurden mittels Bauherren, Baujahr und Bezeichnung, oft Büdnerei, Hufe, Häuslerei erfasst. Danach blieben Büdnerei/Hufe/Häuslerei aus und stattdessen wurde erfasst, was gebaut oder verändert wurde. Zum Beispiel: „Neubau Wohnhaus“, „Fassadenänderung“. Ungefähr in den 1990er Jahren kamen Flur und Flurstück hinzu. Adressen finden sich immer mal zwischendurch, aber vor allem bei neueren Bauten.

Wie formuliert man also am besten seine Anfrage, je nachdem was gesucht wird?

Und natürlich benötigen wir eine Angabe dazu, was genau gesucht wird. Zum Beispiel, ob bei Bauakten die gesamte Akte benötig wird, oder nur Bestimmtes wie Pläne und Zeichnungen, die Statik und/oder die Baugenehmigung.

Dies betrifft wie erwähnt nur die häufigsten Anfragen. Wer zum Beispiel nach Chronikmaterial sucht, oder Unterlagen, um eine Chronik zu erstellen, hat es viel einfacher. Es genügt die Angabe, dass für eine Chronik zu einem bestimmten Bereich (zum Beispiel Parchim) Unterlagen benötigt werden. Soll es hierbei um ein bestimmtes Thema gehen, wird auch diese Angabe benötigt.

Generell ist es auch wichtig zu bedenken, dass es unser Kreisarchiv erst seit 1952 gibt. Ein Großteil der Unterlagen wurde also erst ab 1952 angelegt. Teilweise existiert älteres Archivgut, vor allem zu den Stadtbeständen, doch vieles ist aus unterschiedlichsten Gründen nicht mehr vorhanden, oder wurde nicht an das Archiv abgegeben.

Auch handelt es sich bei einem Kreisarchiv um ein Archiv für die Kreisverwaltung (und der ehemaligen Kreisverwaltungen). Der Großteil der Bestände spiegelt Verwaltungsakte wieder. Dies sind nicht unbedingt die historisch interessantesten Themen und viele Akten können aus Datenschutzrechtlichen Gründen nicht eingesehen werden. So zum Beispiel die Kreismeldekartei, über die wir im letzten Beitrag berichteten.

Eine bessere Übersicht zu den bei uns vorhandenen Beständen finden Sie hier auf unserer Kreisarchiv-Seite unter "Bestände und Benutzung".

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